Uma boa política interna de compras internacionais não precisa ser longa, mas deve deixar claro “quem decide o quê” e “como cada etapa acontece”. Isso reduz dependência de pessoas-chave e aumenta a previsibilidade da operação.
1. Escopo da política
Explique, logo no início, a que tipo de compras a política se aplica, por exemplo:
- Compras de insumos produtivos;
- Compras de amostras para P&D;
- Compras para revenda;
- Limites de valor por tipo de operação.
2. Papéis e responsabilidades
Defina quem é responsável por:
- Negociar condições comerciais com fornecedores internacionais.
- Validar NCM e impactos tributários.
- Escolher a modalidade de transporte (Correios, courier, carga formal etc.).
- Aprovar pedidos acima de determinados valores.
3. Fluxo de aprovação
Use um fluxograma simples para mostrar o caminho do pedido: solicitação → análise técnica → análise tributária → aprovação de gestão → emissão do pedido. Quanto mais visual, melhor para treinar o time.
4. Regras para fracionamento de compras
A política deve reforçar que qualquer fracionamento precisa ter justificativa operacional consistente e não pode ser usado apenas para tentar reduzir ou postergar tributos.