A retenção de encomendas na alfândega costuma acontecer por um conjunto de pequenos detalhes: descrição genérica, NCM duvidoso, valor declarado inconsistente ou documentação incompleta. Quando somados, esses fatores aumentam a percepção de risco da fiscalização.
1. Comece pela descrição comercial da mercadoria
Descrições vagas como “peças”, “acessórios” ou “amostras” acendem alertas. Uma boa descrição, em contexto B2B, deve deixar claro:
- O que é o produto (função principal).
- Material predominante.
- Principais características técnicas relevantes.
- Uso previsto, quando impactar no enquadramento fiscal.
2. Valide o NCM antes de fechar o pedido
O código NCM influencia diretamente a alíquota de tributos e o tratamento aduaneiro. Em operações recorrentes:
- Mantenha uma base interna de NCM revisada com apoio do fiscal ou de consultoria.
- Evite depender apenas do NCM sugerido pelo fornecedor estrangeiro.
- Registre quem aprovou o NCM e em qual data, para fins de governança.
3. Coerência entre os documentos
Um dos motivos clássicos de retenção é a falta de coerência entre:
- Pedido de compra.
- Fatura comercial (invoice).
- Comprovante de pagamento.
- Conhecimento de transporte / etiqueta de envio.
Divergências em valores, quantidades ou descrições geram dúvidas e podem levar à revisão do valor aduaneiro.
4. Atenção ao valor declarado e ao frete
Subfaturamento é um dos principais motivos de autuação. Além disso, em vários casos o frete integra a base de cálculo de tributos. Garanta que:
- O valor declarado reflete o preço efetivamente pago.
- O valor do frete conste de forma clara nos documentos.
- Não haja grandes diferenças entre o valor usual de mercado e o valor praticado.
5. Adote um checklist interno para remessas B2B
Antes de autorizar qualquer envio internacional, utilize um checklist simples com os pontos acima. Isso reduz erros e ajuda a treinar novos integrantes do time.
Lembre-se: nenhuma prática elimina completamente o risco de tributação ou retenção, mas uma operação bem documentada e coerente tende a fluir melhor na fiscalização.